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「仕事が終わらない人」から卒業!頭を整理して仕事をスピードアップさせる方法

総合職女子の仕事術

「いろいろとやることが多くて、何からやればいいかわからない」

「気づいたら何もできていないのに、定時になっちゃった」

そんなことを考えてしまっていませんか?

次から次へと仕事が舞い込んできて、いつもいっぱいいっぱい。
クオリティも悪いのが悩みなんだ

なち
なち

それは頭の整理が出来ていないからかもしれないよ

この記事が役に立つ人
・いつまでも仕事が終わらず残業ばかりの人
・気づけば仕事が増えていき、手いっぱいになる人
・目の前の作業をこなしても終わらない人
・あれこれ調べたのになかなか思った通りの質のものが出来ない人

生産性が高い人の思考整理のキホン」から、すぐに変えられる頭の整理術をお伝えします。

本文を読んで思考の整理術を身に着ければ、たくさんの仕事が舞い込んできても、焦らず落ち着いて対処でき、残業しないでさくさく帰れるようになります。

1時間でも早く帰れるようになれば、会いたい人に会いに行ったり、新しい本を読んだり、ジムで汗を流したり、やりたいことが出来る時間が作れますよ。

さあ、あなたも仕事が終わらなくて帰れない日々から抜け出しましょう。

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仕事が終わらない原因は頭の整理ができていないから

ずばり言います。

思ったように仕事が終わらないのは、頭のなかで情報が整理ができていなくて、段取りが下手だからです。

段取りが下手なのは分かるけど、情報が整理できていないことが原因てどういうこと?

頭のなかでは、必要な情報と不要な情報が一緒になっており、効率よく準備が進められないため、「どれから手を付けていいかわからない」となるのです。

たとえば上司が取引先に訪問するアポイントを任されたときを考えてみましょう。

①「訪問の目的は何だろう?」
②「さっき言ってた新商品の提案だな」
③「スケジュールを見ると水曜なら空いてるな」
④「そういえば水曜は彼氏の誕生日だ」
⑤「場所はどこだっけ?片道30分かかる○○か」
⑥「水曜の夕方は研修入ってるから、アポイント入れるとすれば午前中か午後だな」
⑦「水曜はノー残業デーなのに研修入っているのか。早く帰れないじゃん」
⑧「そうそう、先月の成約のお礼も言っておいてもらわないと」

 

こんな風に次から次へと考えが出てきてしまって、進めていないんじゃないですか?

情報を整理するとは、「不要な情報を消して」「まとめる」ことです。

 

ここでは、④彼氏の誕生日や⑦ノー残業デーの情報は不要ですね。

まとめると以下のようになります。

目的 新商品の提案(②)、成約のお礼(⑧)
場所 片道30分かかる場所(⑤)
日時 水曜日(③)、午前中か午後一番(⑥)

こうすればいつどうすればいいかが明確になりましたね。

あとは、取引先に電話して、希望の日時でアポイントを取ればいいのです。

 

実は頭の中で考えているだけだと、先ほどのように不要な情報がどんどん出てきてしまいます。

やみくもに手をつけても、上司に怒られてやり直しになったり、取引先の求めるレベルに達しなくて何度も訪問することになると、無駄な時間ですよね。

だから頭のなかで情報の整理が必要なんです。

次ではどのようにすれば頭パンク状態から改善できるかを説明します。

パンクするのは頭のなかだけで考えているから

考えることが多すぎてパンクするのは、頭のなかだけで考えているからなんです。

たしかに紙に書くのは面倒だから頭でしか考えてない

なち
なち

それがパンクする原因なんだよ

脳にはワーキングメモリと言われる一時的な記憶を置いておくスペースがあります。

いわば作業台のようなもので、ここにやるべきことを出して考えていきます。

ただ、仕事とは関係ないちょっとしたことも全て入っているので、情報を整理するのには向きません。

面倒でも一度紙に全部書き出すと、不要な情報をなくして、必要な情報だけをまとめることが簡単になるんです。

紙に書き出すときには、「頭に浮かんだことをすべて書く」ようにしてください。

その紙はあなたの脳のワーキングメモリの代わりになってくれるので、脳への負担も減って、楽に考えることが出来るようになりますよ。

逆に言えば、次から次へと情報が入ってきて、一時的に置いているワーキングメモリがいっぱいになったとき、人はパンクしてしまうのです。

思いついたことを紙に書くだけで、パンクすることを防ぐことが出来るなら簡単ですよね。

優先順位はマトリクスと所要時間を書き出せばかんたん

なち
なち

仕事の優先順位はどうやって決めている?

え、なんとなく急ぎのものから取り掛かってるけど

なち
なち

それじゃダメ。本当にやるべきことの優先順位のつけ方を教えるね

優先順位は、「緊急度と重要度のマトリクス」と「所要時間」を使えば自然に決まります。

たとえば緊急度と重要度のマトリクスを作ってみたときに、最初にやるべきは「緊急度が高く、重要度も高いもの」(図の①)になります。

基本的には緊急度の高いものからやるべきなので、図の②、③、④の順で優先的にやりましょう。

また、ざっくりでいいので、所要時間を加えていくと、自分のスケジュールを組み立てやすくなります。

こうやって客観的に目に見える形にすれば、優先順位つけも簡単だし、所要時間を確保することで予定も立てられますよね。

計画作りは5W1Hだけ押さえて確認が最短距離

計画を作る仕事って面倒だし、どこまでできたら確認すればいいかわからない

そんな人におすすめしたいのが、5W1Hだけ押さえて、最初に上司に確認してもらうことです。

なち
なち

細かい部分まで落とし込んだレポートを作ったのに、「そういう意味じゃなくて、こういうことだった」と言われることを防げるよ

そんな時に活躍するのが5W1Hです。

久しぶりに聞きました?

中学の英語の時間に習ったやつですよ。

What(なにを)
Who(だれが)
When(いつ)
Where(どこで)
Why(なぜ)
How(どうやって)

この6項目を決めてざっくりした状態で上司に出してみましょう。

方向性があっていれば細かいところを決めればいいし、違うなら、違う部分を変えれば済むので楽ですよね。

誰でもゼロから相談されるより、ざっくりした「たたき台」を作ってからだと意見が言いやすいんですよ。

たとえば取引先を呼んだ経済セミナーを例にしてみましょう。

What(なにを) 取引先対象の経済セミナー
Who(だれが)  講師:市場部門 A部長 事務局:営業部 B課長、C担当
When(いつ)  1月15日
Where(どこで) 丸の内セミナールーム
Why(なぜ)  経済知識をつけてもらい銀行を使ってもらうため
How(どうやって) 社内の専門家を講師に呼ぶ。セミナー後に懇親会を開く

このようにざっくり決めて相談すると「講師は外部から呼ぼう」とか「日付を変えよう」というときに明確ですよね。

当たり前のことではありますが、確認すべきポイントが漏れてしまうとやり直しになってしまうこともあるので、5W1Hで覚えておくといいでしょう。

計画は、5W1Hをざっくり決めて相談すれば最短距離で仕事が完成します。

やり直し仕事を防ぐには仕事の目的を明確にすること

「頑張って仕事したのにやり直し」を防ぐには、仕事の目的を明確にすることが大切です。

仕事のやり直しを繰り返してしまう人は、本来の目的から外れているアウトプットをしているからです。

私も新人のときに、「取引先の業界について調べろ」と言われたときに、薄っぺらい情報のレポートしか書けなかったことがあります。

本やインターネットで調べると様々な情報が出てきて面白くなったのですが、何の目的のために調べているのかわからなくなり、当たり障りのない表面の情報だけまとめてしまったのです。

私は銀行員ですので、最終目的は、取引先の信用力をチェックするのに必要だったのです。

業界大手はどこで、競合他社との違い、新しい技術が出てきて仕事がなくなることはないか、などを調べればよかったのです。

「この地域ばかり売っていてリスクはないのか」「AIで代替できる産業だから、他に収益の柱になるものはないのか」などを実際に確認して、「融資していい会社なのか」「M&Aなどで手伝えることはないのか」を判断します。

この最終目的が分かっていれば、膨大な量のデータをすべて読む必要はなく、最短距離で情報を見つけ出し、まとめることが出来たでしょう。

私のように目的をはっきりさせないまま走り出すと遠回りをしてしまいます。

今の仕事の「最終目的」を明確にすることで、やり直しの仕事を防ぐことが出来ます。

まとめ

仕事が終わらないときには、情報を整理してから取り組むと無駄がないのでやってみましょう。

情報の整理

不要な情報を取り除いて必要な情報をまとめること。

これだけで何をすべきかはっきりします。

頭のなかだけで考えない

脳の作業台に情報を出しすぎると、効率が悪くなります。

頭に浮かんだものを紙に書きだすだけで、作業台もすっきりし、考える速度もアップします。

優先順位をつける

重要度と緊急度で高いか低いかをマトリクスにしましょう。

所要時間もざっくりでいいので入れると自分のスケジュールに落とせます。

「面談と面談の間に提案書の案を出そう」などと予定に落とせばなおよいです。

計画作りは5W1Hを押さえる

どんな計画でも5W1Hを網羅すれば概要はできます。

上司や取引先などに確認するときは、5W1H(なにを、だれが、いつ、どこで、なぜ、どうやって)を押さえて相談しましょう。

そのあとに細かいところを決めること。

やり直し仕事を防ぐには最終目的を把握する

「この指示はなんのためにあるのか」

「この会議は何のためにやるのか」

最終的な目的を明確にすることで、間違った方向に進むのを止めましょう。

やり直し仕事がなくなるだけで残業も減るはず。

詳しくはこちらの本を読もう

今回の記事で参考にしたのは、「生産性が高い人の思考整理のキホン」です。

頭の中がぐちゃぐちゃで仕事が進まない人
いいアイデアが浮かばない人

こんな人におススメです。

目次1つにつき2~4ページほど、図解も多く、忙しくてもさっくり読めます。

コンサルタントとしてのキャリアを通じて出してきたアイデアなので、実際の仕事にも使えます。

 

頭の中で情報を整理し、サクサク仕事を進めることができれば、今よりもっと充実した会社員人生が待っていますよ。

一緒に頑張りましょう。

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